Drupalcamp Taipei 2013 網站改造馬拉松成果報告:Drupalthon team report

今年的 Drupalcamp Taipei 2013 在第2日 (7/6) 舉辦了「Drupalthon 網站改造馬拉松」,與 OSM TW 與 Ubuntu TW 兩個國內的社群合作,用 Drupal 替兩個社群網站打造新面貌。這邊紀錄一下活動舉辦的過程與會後的反省,給未來有意仿效的社群團體參考。希望國外 Drupalcamp 行之有年的社群日公益活動能夠在國內也流行起來。

籌備過程

整個活動的籌備期間從 2013 年4月份開始,洽詢 OSM TW 站長昕迪與 Ubuntu TW 站長 Blue-T 獲得正面回應後,即展開籌備工作。初期的計劃是在 camp 網站上公開招募 10 位志工,由兩個社群站方提供開發環境,所有人在 7/7 當天花一整天的時間替兩個網站進行改造。

  • 4/1 三個社群確定合作意向
  • 5/4 OSM TW 與 Ubuntu TW 站長繳交網站企劃書初稿
  • 5/13 開始在Drupalcamp Taipei 官網與 Drupal Taiwan 網站上招募技術志工。活動介紹網頁:http://2013.drupalcamp.tw/page/56
  • 5/18 與 OSM TW 站長昕迪面談網站企劃書初稿,了解改版需求並協助進行內容類型規劃。
  • 6/1 與Ubuntu TW 站長 Blue-T 面談網站企劃書初稿,了解改版需求並協助進行內容類型規劃。
  • 6/7 技術志工報名結束,共招募到 8 位志工,比預期的 10 人少。議程組兩位組長一起加入志工團隊,補齊人數。志工介紹網頁:http://2013.drupalcamp.tw/page/122
  • 6/30 收齊兩份網站企劃書、網站地圖與內容類型規劃表。
  • 7/6 於 Drupalcamp 第一日活動的午餐時間進行一小時的會前會,讓志工們與站長開會討論第2日的活動進行方式。
  • 7/7 上午 9 點開始技術志工與社群志工在預定場地中集合,開始進行網站改造與功能開發工作。下午 4 點,兩個網站完成度達 70 %,活動暫告一段落。志工們約定繼續用一週的時間完成剩下的工作,活動進入延長賽階段。
  • 7/8 - 7/15 Ubuntu TW 網站改造團隊完成企劃書的改版要求,在 7/15 將開發網站移交給Ubuntu TW 社群,由 Ubuntu TW 的站長 Blue-T 決定何時轉移舊站與正式上線。
  • 7/8 - 7/30 OSM TW 網站改造團隊預計需要 3 個星期的時間完成工作,預計於7月底移交網站,讓新網站上線。

7/7 Drupalthon 活動花絮

馬拉松活動當天,OSM TW 改造團隊由 Charles 擔任專案經理,率領四位技術志工,與站長昕迪、社群志工東坡一起進行改造工作。其中,在 7/6 會議中擔任講者的輝宏自願加入改造團隊,一起幫忙。共有 8 人分工合作。Ubuntu TW 改造團隊則由 TKY 擔任專案經理,率領四位技術志工,與站長 Blue-T、社群志工魏藥一起進行改造工作。其中,在 7/6 會議中擔任講者的 Cedric 自願加入改造團隊,最後也共有 8 人參與改造工作。

(結果每個團隊都各自有兩位第一日的講師參與馬拉松賽事,除了說巧合之外,就只能說這些講師們真是太熱血啦!yes

活動上午場還算是輕鬆,第一個小時都花在想辦法讓兩個團隊有網路可用。由於活動當日有付費工作坊同步進行,網路頻寬嚴重不足,只能用各自的 3G 網路上網。其中 Ubuntu TW 團隊不性被分配在收訊較差的場地,網路時斷時續,志工們不由得出痛苦的嘆息和咒怨sad

後續的時間,大家集中心力按照企劃書進行網站基礎建設。由於 TKY 臨時接下了套版的工作,專注與視覺設計師 Emily 合作切圖套版,後續發生的事情就像蒙太奇電影一樣快速跳接,只記得幾個畫面,連中間的點心時間都忘了出去吃。倒是 OSM TW 團隊的專案經理還有空發推,說吃不夠可以去他那邊拿....。

到了下午的時候,稍微還有的輕鬆氣氛就一掃而空。愈接近下午4點預定結束的時間,大家就愈緊張,卡關所造成的挫折感也愈強。例如 ubuntu 這邊由於伺服器設定問題而導致 image style 無法正常產生縮圖,連帶讓首頁規劃的 slideshow、各內容類型的圖片欄位都無法正常顯示,又沒有足夠的時間 debug,施工進度就被卡住。又或者,因為時間緊迫,視覺設計沒時間去細想 px 與 pt 的尺寸轉換,切出來的圖尺寸不合,得快速重新處理......。總之整個場面絕非照片看起來的平靜、穩定與歡樂,各志工的內心戲拍成電影可以做成至少三集以上(而且是驚悚片)。

到了 4 點時,兩個網站皆只能完成 7 成的進度。兩位 PM 和大家商量過後,決定回家各自繼續努力,用一週的時間進行延長賽,誓言讓網站完工。

After drupalthon:活動報告

到了延長賽預定的結束日期 7/15,Ubuntu 開發網站已經完成並移交給 Ubuntu TW 社群,大家可以去參觀看看:http://portal.ubuntu-tw.net/。不過 Ubuntu TW 社群至今未補上應該提供的靜態頁面內容,也未決定轉移與上線的時間。不確定網站是否最後會受到採用、正式上線。

Ubuntu TW 的專案管理:https://trello.com/b/2MIbuNrV/drupalthon-2013-for-ubuntu-tw

OSM 的網站則慢工出細活,預計到 7 月底可以正式上線,取代舊網站。大家也可以參觀一下開發站的狀況:http://drupal7.openstreetmap.tw/ 。OSM 團隊的速度雖然不快,但意志相當堅強,站方配合度很高(7/6 還被我們凹去講了一場閃電秀),可望成為社群日網站改造活動以來第一個有圓滿結局的成果。

OSM TW 的專案管理:https://trello.com/b/KkYd1yn4/osm-tw-by-drupal-2013

成果報告

撰寫中

反思與建議

活動尚在進行中,目前只有初步的成果,談整體的檢討和建議還有點太早。不過是可以先列出一些重點,提供未來的社群日負責人作規劃之用。

  1. 社群合作需有雙邊良好配合,才能發揮最大效率與效益:這次兩位站長對社群合作皆表示歡迎,
    1. 然而 Ubuntu TW 在籌備過程與後續的反應較為被動,結果造成「網站做好了,卻不知道能不能上線」的情形。尤其該網站涉及資料庫轉移等重大工程,好不容易有熟悉資料轉移的志工 Joe 前來相助,將資料順利轉移到開發站,卻沒能看到網站正式運轉,十分可惜。
    2. 反觀 OSM TW 站方也是 Drupal 門外漢,可是較為主動積極,展示熱忱和決心,讓志工們有奮鬥的目標,願意花上更多的時間為 OSM TW 打造網站。
    3. 建議未來在尋找網站改造合作對象的時候,要仔細評估站方是否真的有改造網站系統的決心與配合程度。畢竟網站改造很大程度上就是在變更社群的管理方式與對外的面貌,若站方沒有轉換與後續維護的企圖心,志工們不知道為何而戰,心理上與工作效率上會受到影響。而若站方無法回應改造方的需求,比方說提供熟悉的架站環境等等,將會影響開發過程,連續的卡關會讓士氣受挫而導致效率低落。
  2. 志工實際人力不足,欠缺經驗:活動當日大概只有兩位 PM 有參加過類似的活動1,所以有些經驗與抗壓性。其餘志工皆是第一次參與實戰改造+長時間馬拉松賽事,人力又吃緊,要有一定的事前準備功夫和抗壓性才能進入狀況。建議在未來的時候,可邀集有參加過類似活動且有兩年以上開發經驗的社群成員,至少 8-10 人來改造一個網站,才真的有可能在一天之內完成。
  3. 網路連線品質:從事限時網站改造工作卻沒有好的網路連線品質,真的很像是開車趕路的時候排檔卻出問題、時走時停那樣痛苦。未來若要舉辦類似活動,一定要先確保有穩定與快速的網路連線。
  4. 充份的事先準備工作:雖然活動計劃要在一天之內完成,但許多網站建置的工作必須提前準備或完成,才有可能實現一日架站。
    1. 例如像是視覺設計就不可能在當日才開始,否則套版人員無法收到切圖而進行同步工作。理想上,需在活動前一至兩週完成初步的設計,在活動當日再進行細部調整。
    2. 牽涉到 Ubuntu TW 這種需要做資料遷移的大型工程,也不可能一天之內完成。這次感謝 Joe 提早兩週就開始研究資料庫,並在活動兩三天前就著手進行轉移工具的開發,才有可能在活動當天完成所有資料的轉移。
    3. 伺服器是否適合 Drupal 架站也需要提前測試,過關之後才能用做正式的開發環境。活動當日才發現沒有 GD 函式庫可做縮圖或者無法使用簡潔網址等等,不啻晴天霹靂。花時間在處理這些事情真是太浪費了。
  5. 工作分配:若站方配合提出明確的網站改造需求,有經驗的 PM 理當能夠事先針對個人的專長去分配工作;不過老實說這種志工性質的改造活動比較不容易做到。因為 一. 大家都才剛碰面,PM 不熟悉對方的專長。二. 大家的工作經驗和程度不同,分配了工作不見得能達到要求的品質。三、除非事先有充份討論過,否則大家的開發步驟、作法都可能不同,影響到開發的效率。理想上的作法是:
    1. PM 和站方充份討論過後,提出明確的網站施工藍圖,由 PM 將施工項目逐條表列。
    2. PM 與志工們在活動前針對每個項目做清楚的說明與討論,由志工根據自己的評估來認領工作項目。活動當日 PM 只需監督施工效率與成果的品質。
    3. 站方要避免邊做邊想,追加施工藍圖之外的工作項目而導致工期延長或施工品質不佳。

結語

籌劃與參與本次的網站改造馬拉松是件非常有趣的事情,然而自己既是主辦人又是志工,分身乏術,沒能注意到許多細節,辛苦了這些自願參與的志工們。最可惜的時沒有安排人力在當天進行影音紀錄,可以製做出像 NPO 改造觀摩賽這樣的影片,讓參與工作的技術志工們有共同的集體回憶。未來有機會一定要記得!

替開源碼社群或 NPO 進行網站改造,除了能夠促進不同社群之間的合作互助,也能夠藉此將 Drupal 推廣到不同族群、角落去,是個值得付出汗水的公益活動。相信對不管是新手還是老手的 Drupaler 來說,參與活動不僅是一種回饋社群的方式,也是個非常有趣和有意義的挑戰。盼望未來每年的 Drupalcamp Taipei/Taiwan 都能看到一次這樣的社群活動,讓大家都能感受到這種眾志成城的熱情,凝聚社群的向心力。

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